• Lên kế hoạch từ sớm

Mọi sự chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ giúp hạn chế rủi ro. Mỗi một sự kiện bạn nên lên kế hoạch từ trước với mọi sự chuẩn bị từ khâu lên ý tưởng đến thiết kế và vận hành. Thông thường với những sự kiện lớn, nên chuẩn bị trước từ 1-2 tháng. Đối với những sự kiện nhỏ có thể lên kế hoạch trước 1-2 tuần. Với Sự kiện Nghệ An, không hiếm các trường hợp khách hàng gọi điện thoại gấp rút lúc nửa đêm và tổng lực công ty phải đốc thúc hoàn thành mọi công đoạn chỉ trong 1 ngày. Tuy nhiên những chương trình như thế không phải lúc nào cũng may mắn thuận lợi và suôn sẻ.

• Linh động trong tổ chức

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện vô vàn điều sẽ dễ dàng xảy ra. Có thể những thay đổi sẽ bất ngờ ập tới một cách chóng mặt; thời gian, địa điểm, kịch bản chương trình và hàng tỉ sự cố bất ngờ luôn chực sẵn để ào vào bạn. Là một người tổ chức sự kiện, bạn cần giữ được sự bình tĩnh và một cái đầu tỉnh táo để luôn trong tâm thế sẵn sàng thay đổi một cách linh hoạt nhất có thể. Đồng thời biến thách thức thành cơ hội, xoay chuyển mọi tình huống thành có lợi cho sự kiện để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

• Biết cách đàm phán.

Đây là một kĩ năng vô cùng cần thiết đối với người tổ chức sự kiện. Trong một chương trình dù lớn hay nhỏ thì phát sinh là điều khó có thể tránh khỏi. Chính vì thế hãy cố gắng đàm phán chi phí ở mức cao nhất. Hãy thể hiện những mặt mạnh của đơn vị mình để khách hàng dễ dàng chấp thuận.

• Phân chia công việc.

Phân chia công việc cũng chính là một phần của kĩ năng quản lý. Hãy giao nhiệm vụ riêng biệt và cụ thể cho từng người để họ ý thức trách nhiệm với công việc đó. Nhờ vậy tiến độ công việc sẽ nhanh hơn đồng thời tăng khả năng kiểm soát được khả năng làm việc của mỗi cá nhân.

• Thiết lập file tài liệu công việc chung

Một tệp dữ liệu chia sẻ chung sẽ giúp mọi người nắm rõ công việc và tiến độ của sự kiện. Có thể sử dụng các công cụ như driver và đương nhiên đừng quên một bảng check list cụ thể. Chúng sẽ giúp cho bạn thuận tiện hơn trong việc điều hành và quản lý nhân sự.

• Kế hoạch dự phòng.

Như đã chia sẻ ở trên, sự chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ mang lại thành công. Hãy vé ra các tình huống xấu nhất có thể và chuẩn bị kế hoạch dự phòng phù hợp. Sẽ không khó khăn nào có thể vùi dập nếu bạn đã chuẩn bị chu đáo đến mức tuyệt đối.

• Tổng duyệt sự kiện

Trước khi chương trình diễn ra hãy tổng duyệt toàn bộ một lần để đảm bảo từ âm thanh ánh sang đến nhân sự tất cả đều ở trạng thái hoạt động tốt. Nếu như có vấn đề gì chưa ổn ngay lập tức cho chỉnh sửa và bổ sung để tạo nên một sự kiện hoàn hảo.

• Ghi lại các khoảnh khắc

Truyền thông là một phần vô cùng quan trọng của sự kiện. Đừng bỏ lỡ bất kì một khoảnh khắc nào vì chúng sẽ trở nên cần thiết giúp bạn khẳng định hình ảnh thương hiệu. Hãy bắt lấy những khoảnh khắc từ hậu trường đến những cảnh đông đúc của sự kiện để tăng thêm tính hoành tráng của chương trình.

• Truyền thông online

Trước hay sau sự kiện thì truyền thông cũng tạo nên hiệu ứng đáng chú ý. Sử dụng các trang mạng xã hội để đăng tải các thông điệp từ sự kiện không những xây dựng được hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng mà còn là đòn bẩy để thương hiệu của bạn phát triển mạnh mẽ hơn nữa.

Hậu sự kiện

Sau các chương trình sự kiện thì phần lớn các agency rơi vào trạng thái nghỉ nơi. Tuy nhiên để thành công thì đừng bao giờ ngủ quên trong chiến thắng. Hãy dành thời gian để khảo sát ý kiến của những người tham gia sự kiện để biết mình cần khắc phục hay phát huy những điểm nào. Đồng thời đừng quên cảm ơn họ vì đã góp mặt trong chương trình của bạn.

Trên đây là một số bí kíp Artemis Event & Media chia sẻ tới quý bạn đọc, đặc biệt là những anh chị em trong nghề. Hy vọng rằng mỗi một chương trình sự kiện là một dấu ấn tuyệt vời trong mắt khách hàng, trong mắt đối tác, trong mắt quan khách và trong cả chính chúng ta.